職員会議長くないですか？

保育園の業務で欠かせない職員会議。

皆さんの職場では、どの時間帯に職員会議をしているでしょうか？

おおむねこの３つの内のどれかに属するのではないでしょうか。

お昼寝中はともかく、朝から子ども達と保育をし、ぐったりした夕方や夜に仕事の会議…嫌になってしまいますよね。

そのような状態で会議に参加をしても効率が悪いですし、会議の質も悪いですよね。

こびと園長の保育園では園内研修や会議は、すべて業務時間内に終わらせています。

なぜなら、会議が夕方というだけで職員のモチベーションが下がるからです。

逆に言えば、会議はすべて業務時間内に終わるのであれば職員のモチベーションも下がりにくく、質の高い会議を手短に済ませることができるのです。

そこで今回は職員会議がより短く、より効率的になる方法を解説します。

職員会議をより効率的に行う方法

職員会議を業務時間内に終わらせるためには以下の３つの事項の見直しが必要です。

それぞれ解説していきます。

会議の最適化

まず「会議は全員で出席するもの」という認識を改めましょう。

職員会議を短くするうえで最も大切なことは会議の最適化です。

会議の種類を見直してみてください。

どの会議でどのような事を話していますか？

それは全員が参加しなければいけない会議ですか？一部の人の参加にだけで可能ですか？

このように会議はなんとなく全員が参加するものという発想をやめ、どのようにしたら業務時間内で会議が終わるようになれるか？という発想の転換をしていかなければなりません。

そのために、出発点は「会議の最適化」を行うことなのです。

１つの会議に詰め込みすぎている

こびと園長の保育園の職員会議は夕方の時間におこなっていました。

職員会議の中ではこのような内容を話していました。

はっきり言って、てんこ盛りですね。

これを全部やると会議の時間がいくらあっても足りません。

時間が足りないという事は、じっくり話すこともできないので、とりあえず例年通り！となってしまったり、時間内におさめるために声の大きい人の意見ばかりがが通ってしまいます。

どのように会議の最適化を行ったか

会議を4つに増やしたのです。

という声も聞こえてきそうですが、実は会議を細かく分けると次のようなメリットもあるのです。

会議を最適化するメリットとは？

会議を最適化すると、以下のような効果があります。

それぞれ解説していきます。

1つ1つの会議が何のための会議なのかハッキリするため、集中しやすい

職員が「どういう目的でこの会議に参加するのか」をハッキリ意識を持つ事はとても大切です。

職員会議のボリュームが大きく慣ればなるほど、なんとなく「今日は色々あるから嫌だなぁ…」という気持ちだけが大きくなり、ネガティブな印象になってしまいます。

人間は１日のうちに判断できる回数の上限が決まっているそうです。

会議で決める事や判断することが多ければ多いほど、どんどん判断の制度は落ちていきます。

会議の目的がわかるだけでも、職員の参加意識が変わってきます。

職員の参加意識が変わってくれば、より効率的に会議を行うことができます。

1つひとつの会議を短くできるので、お昼寝の時間に行える

こびと保育園の職員会議は情報共有がメインなので、平均40分、長引いても60分で終わらせます。

それ以上はやりません。

保育で検討するべき内容は園内研修、給食の話題は給食会議、全て昼間に行うことができます。

書式の見直し

読んでも分からない…は資料ではない！

現在、使用している職員会議の資料を見直してみましょう。

例えば、補足説明が必要なことが前提で作られていませんか？

補足説明が必要なことが前提で資料が作られているのであれば、それは資料としての意味をなしていません。

初めて読んだ人が読んでも、内容が理解できるような資料を形式を心掛けてみましょう。

資料の形式を見直す際は以下の点をイメージしてみましょう。

職員会議を情報共有メインと割り切ってしまえば、全員が会議に参加しなくても成り立ちます。

その代わりレジュメを誰がみても内容がわかるように工夫し、補足説明は会議に参加した代表職員が他の職員に伝えます。

検討すべき内容がある場合は、あらかじめクラスの担任間で意見を話し合ってもらい、それをもとに意思決定をします。

全員参加で決める必要があるもののみ、全員参加で話し合いをするようにしています。

資料は事前に配布、オンラインで編集できる環境作りを

職員会議を時間内に終わらせるためには、職員目的をもって参加してもらう必要があります。

そのため、会議の資料はできるだけ事前に配布し、全体像を共有できるようにしておきましょう。

職員会議の書類作成はできるだけ簡単におこなえるように工夫することが大切です。

データをUSBで回して入力…などしていると手間も労力もかかってしまいます。

資料作りで便利なのはネットワーク上でデータを編集できるツールです。

これらのツールを上手に活用し、それぞれの職員が記入すれば資料ができあがる形式を取れば、会議の書類作りもとても簡単になります。

正規職員が出席しやすい環境づくり

園内研修などは対話をしたり、学び合ったりなど職員全員で参加する必要があるが場面です。

園内研修などをお昼におこなうために、こびと園長の園では以下のような取り組みをしました。

ICT（保育業務支援ソフト）による業務負担の軽減

休憩をそれぞれ取ったり…連絡帳の記入、活動の片づけや準備など担任業務はお昼の時間帯にやる事がたくさんです。

そのような中で会議をおこなうのはなかなか負担がかかります。

そのためにICT（保育業務支援ソフト）の導入を検討しましょう。

手書きの連絡帳がデータでのやり取りになったり、午睡チェック表が連絡帳に自動で記入されたり、昼の業務を大幅に軽減することが期待できます。

昼間の業務をなるべく軽減し、その時間に会議をおこなえるようにしましょう。

１日通して働ける保育補助の採用

お昼の時間でネックなのは、午睡チェック表や起きてしまった子どもの対応ができる職員が少なくなりがち、という点です。

こびと園長の保育園では有資格の保育補助の方で、１日通して勤務できる方をなるべく採用しました。

そうすることで、担任が会議や研修で抜けても保育体制への影響を少なくする効果が期待できます。

正規職員が抜けやすい環境を整えていくのも管理職の役割と言えます。

まとめ

会議を業務時間におこなえるメリット

・目的をもって会議に参加できる。
・業務時間内に会議が完結するためモチベーションの低下を防げる。
・定時で帰宅できる。

会議を効率化させるポイント３つ

・会議の最適化
・書式の見直し
・正規職員が参加しやすい環境作り

会議の最適化

・会議を細分化することで、１つの会議時間を短縮
・目的をもって会議に参加できる
・

書式の見直し

・「誰が見てもわかる」書式を作成する
・オンラインで編集できるサービス（Googleドキュメント、サイボウズ、ICT)を活用し、作成を簡易におこなえるようにする
・会議の前に資料を配布できるようにする

正規職員が出やすい環境作り

・昼の業務（午睡チェック、連絡帳の記入など）の効率化、ICTの導入
・１日通して入れる有資格の保育補助を採用する

人間の集中できる時間は最高で90分です。

どんなに長引いても90分、できれば余裕の60分で会議を終わらせれば、職員みんなが助かります。

今の職員会議では何を話しているか？

どの会議でどんな事を話すべきか？

もう一度検討してみてください。

会議の効率化をして、残業をなくし、プライベートを充実させましょう。

すべての保育関係者にエールを！